Как должна быть оформлена командировка за границу
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как должна быть оформлена командировка за границу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.
Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:
— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);
— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).
С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.
Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.
Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года
Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:
- с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
- с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
- были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.
Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:
- для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
- для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.
Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.
Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.
Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.
Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.
Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:
- За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
- Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.
Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
- ТК РФ;
- НК РФ;
- Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
- Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).
Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF
| Дата | Дебет | Кредит | Сумма БУ | Сумма НУ | Наименование операции | Документы (отчеты) в 1С | |
| Дт | Кт | ||||||
| Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника | |||||||
| 03 июня | 71.21 | 520 | 520 | Выдача подотчетному лицу | Списание с расчетного счета — Перечисление подотчетному лицу | ||
| 39 520 | 39 520 | ||||||
| Авансовый отчет сотрудника о командировке в евро | |||||||
| 10 июня | 44.02 | 71.21 | 530 | 530 | 530 | Учет командировочных расходов | Авансовый отчет — вкладка Прочее |
| 40 300 | 40 300 | 40 300 | |||||
| Перечисление перерасхода в евро на карту сотрудника | |||||||
| 10 июня | 71.21 | 10 | 10 | Выдача подотчетному лицу | Списание с расчетного счета — Перечисление подотчетному лицу | ||
| 780 | 780 | ||||||
| Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных | |||||||
| 30 июня | 70 | 68.01 | 1 462 | 1 462 | Удержание НДФЛ | Начисление зарплаты | |
| 44.02 | 69.01 | 289,07 | 289,07 | Начисление ФСС | |||
| 44.02 | 69.03.1 | 508,37 | 508,37 | Начисление ФФОМС | |||
| 44.02 | 69.02.7 | 2 192,96 | 2 192,96 | Начисление ПФР |
Иные расходы, возмещаемые работнику при заграничной командировке
Согласно п. 23 Положения N 749 работнику при заграничной командировке дополнительно возмещаются: — расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; — обязательные консульские и аэродромные сборы; — сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; — расходы на оформление обязательной медицинской страховки; — иные обязательные платежи и сборы. Иные командировочные расходы возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с обязательным представлением документов, подтверждающих эти расходы. Например, нельзя установить в коллективном договоре, что каждому работнику во время командировки возмещаются расходы на сотовую связь в размере 2000 руб. за одну командировку. Но можно, скажем, прописать, что возмещаются расходы на связь на сумму фактически осуществленных и документально подтвержденных расходов, но не более 2000 руб. за одну командировку. Часто возникают вопросы об учете представительских расходов во время командировок. Контролирующие органы считают, что если в результате командировки соглашение о деловом сотрудничестве не было достигнуто, то расходы командировочные и представительские не признают для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851).
Данная поездка является командировкой, т.к. работник будет выполнять задание руководства вне места постоянной работы.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Работнику положены суточные, если срок командировки продолжительностью более 24 часов.
Расходы на проживание в гостинице, подтвержденные документально, учитывайте для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы на них не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).
К расходам на командировки, в частности, относятся расходы на выплату суточных.
Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Контрольные мероприятия
Чтобы поездка не сорвалась и компания не понесла лишние расходы, необходимо заблаговременно провести так называемые контрольные процедуры.
Прежде всего, необходимо проверить наличие задолженности командируемого сотрудника на сайте ФССП. Он не пройдет пограничный контроль при выезде за границу, если имеет задолженность более 10 000 рублей по алиментам и 30 000 рублей и более по другим требованиям.
В связи с тем, что данные о погашении задолженности обновляют на портале ФССП не сразу, важно заранее позаботиться о погашении задолженности.
Далее, если предполагается выезд в экзотические страны (Вьетнам, Шри-Ланка, африканские государства и т. п.) необходимо узнать об обязательных и рекомендуемых прививках. Это тоже необходимо делать заранее – хотя бы за 1 месяц до предполагаемого выезда сотрудника. Тем самым, вы защитите его жизнь и здоровье.
Также заранее необходимо удостовериться о наличии и действительности загранпаспорта командируемого. Получение нового паспорта – дело не быстрое. Поэтому надо заранее это планировать.
Кроме того, нужно заблаговременно получить визу для выезда (при ее необходимости). Это тоже дополнительное время, а также лишние расходы. Если сотрудник будет сам оплачивать свою визу, компания обязана компенсировать ему эти расходы согласно трудовому законодательству.
Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.
В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.
Опять же во Франции, обязательно отключить оповещения о скорости камеры. Несоблюдение этого требования приведет к значительному штрафу. Если нет, вы рискуете штрафом на месте. И, зимой, проверьте, могут ли потребоваться зимние шины или цепи противоскольжения при выезде за границу.
Даже там, где это не является юридическим требованием, по-прежнему неплохо носить такие вещи, как запасные лампы, огнетушитель, факел и аптечку первой помощи. Международный номер службы экстренной помощи. Это то же самое для всех европейских стран, поэтому поставьте его на свой мобильный и запишите в своей документации.
Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие от 29.07.2008 г.
В качестве разъясняющих документов в 2015 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).
Работник вернет деньги, за которые не отчитался в полном размере
Кроме служебной записки о фактическом сроке командировки работнику предстоит отчитаться за полученные на поездку деньги (суточные, на аренду жилья, на оплату услуг автостоянки и т. п.). Независимо от средства передвижения для всех командированных на составление авансового отчета отводится 3 рабочих дня по окончании поездки (п. 26 Положения № 749). Отдельный письменный отчет перед руководителем понадобится, только если в компании его продолжают применять, так как по закону он не требуется.
рабочих дня — в такой срок после возвращения работнику нужно отчитаться за траты в командировке.
Отчитаться за аванс полностью удается не всем. Некоторые сотрудники не предоставляют его или составляют на сумму, не совпадающую с полученной перед поездкой. В подобной ситуации у работодателя есть хорошие шансы вернуть все деньги, за которые работник не отчитался.
Командировка 2020: организация и оформление
Несмотря на то, что тема командировок уже описана не один раз, некоторые вопросы по работе с командировками остаются актуальными В нашей статье мы расскажем о нюансах организации командировок и оформлении командировочных.
Также смотрите:
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.
Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
Принимающая сторона берет на себя часть расходов: как рассчитать суточные
Из письма в редакцию:
«Сотрудник нашей организации по распоряжению руководителя направляется в г. Москву (Российская Федерация) с 3 по 8 апреля 2017 г.
Согласно приказу директора работник 4, 5 и 6 апреля будет проходить кратковременную стажировку в организации, поставляющей нам программное обеспечение. Во время стажировки принимающая сторона обеспечивает слушателей обедами.
На 7 апреля сотруднику запланирована встреча с покупателями нашей продукции. Сотрудник выезжает из Минска 3 апреля в 23:10, прибывает в Москву 4 апреля в 8:13. Возвращается в Минск 8 апреля в 7:15, выезд из Москвы – 7 апреля в 21:56.
Билеты на проезд железнодорожным транспортом к месту командирования и обратно приобретены организацией в безналичном порядке.
- Разъясните, пожалуйста, в какой сумме следует выдать сотруднику аванс?
- С уважением,
бухгалтер Ирина Константиновна» - Уважаемая Ирина Константиновна, давайте рассчитаем сумму аванса, которую Вам необходимо будет выплатить командированному работнику до выезда в командировку, вместе.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Если работник командирован за границу по приглашению иностранной организации, то в соответствующем приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования согласно соответствующему приглашению: расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д. (п. 2 Инструкции № 115).
Изменения в законодательстве по вопросу деловых поездок
Начиная с 2014, законодательство в разрезе оформления командировок претерпевает определенные изменения. Наиболее значительные реформы были осуществлены в 2017 году:
- Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
- Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
- При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.
Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:
- Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
- Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.
Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.
Внести корректировки в объем суточных выплат работодатель может в любой момент отчетного года. Однако практика демонстрирует, что большинство управленцев используют начало года для подобных изменений с целью облегчить дальнейшую работу бухгалтерского и кадрового отделов.
Принимающая сторона берет на себя часть расходов: как рассчитать суточные
Из письма в редакцию:
«Сотрудник нашей организации по распоряжению руководителя направляется в г. Москву (Российская Федерация) с 3 по 8 апреля 2017 г.
Согласно приказу директора работник 4, 5 и 6 апреля будет проходить кратковременную стажировку в организации, поставляющей нам программное обеспечение. Во время стажировки принимающая сторона обеспечивает слушателей обедами.
На 7 апреля сотруднику запланирована встреча с покупателями нашей продукции. Сотрудник выезжает из Минска 3 апреля в 23:10, прибывает в Москву 4 апреля в 8:13. Возвращается в Минск 8 апреля в 7:15, выезд из Москвы – 7 апреля в 21:56.
Билеты на проезд железнодорожным транспортом к месту командирования и обратно приобретены организацией в безналичном порядке.
- Разъясните, пожалуйста, в какой сумме следует выдать сотруднику аванс?
- С уважением,
бухгалтер Ирина Константиновна» - Уважаемая Ирина Константиновна, давайте рассчитаем сумму аванса, которую Вам необходимо будет выплатить командированному работнику до выезда в командировку, вместе.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Если работник командирован за границу по приглашению иностранной организации, то в соответствующем приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования согласно соответствующему приглашению: расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д. (п. 2 Инструкции № 115).
Аванс командированному работнику выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку. Наниматель обязан возместить работнику расходы (п. 8 Инструкции № 115):
- – по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- – по найму жилого помещения;
- – проживание вне места жительства (суточные);
- – иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
В описанной Вами ситуации командированному работнику надо выплатить аванс в размере 713 долл. США. Расчет аванса приведен в таблице.