2.3 Документовед должен знать:
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «2.3 Документовед должен знать:». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже было отмечено выше, в соответствии со ст. 57 ТК РФ применение профессиональных стандартов является обязательным в том случае, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений». В этом случае наименование таких должностей (профессий или специальностей), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать положениям профстандартов, охватывающих эти виды деятельности.
Документовед вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников),
выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Квалификационный справочник документовед 1 категории
Требовать от руководства [предприятия, учреждения, организации] оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4. Ответственность Документовед I категории несет ответственность: 4.1.
Важно
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция документоведа (вариант 2)
Должностные обязанности Документовед исполняет следующие обязанности: 3.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). 3.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
3.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. 3.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.5. Организует внедрение систем ведения документации. 3.6.
Квалификационные требования к должности документоведа
Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.
При подборе персонала и определении требований к уровню квалификации работников следует учитывать изменения, внесенные федеральным законодательством.
Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.
Высшее профессиональное образование и стаж научно-педагогической работы не менее 3 лет, при наличии ученой степени кандидата наук стаж научно-педагогической работы не менее 1 года.
Для чего требуется должностная инструкция в компании
В условиях перехода к рыночной экономике возрастает роль работников, осуществляющих оценочную деятельность на объектах, принадлежащих Российской Федерации, субъектам Российской Федерации или муниципальным образованиям.
Как видно, закон вполне допускает работу документоведом без опыта. А при наличии соответствующего стажа можно претендовать на позицию ведущего документоведа.
Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 29 апреля 2008 года.
Для того чтобы успешно справляться с теми обязанностями, которые предъявляются к сотрудникам, необходимо владеть определенной информацией. Должностная инструкция документоведа содержит несколько пунктов, связанных с уровнем подготовки таких специалистов. Это:
- владение нормативными и законодательными актами, распоряжениями, постановлениями, приказами, иными руководящими документами органов, связанных с документационным обеспечением управлением;
- знание порядка планирования, проектирования, технологии деятельности на основе управления;
- применение методов исследования, проектирования, анализа, формирования документационных систем;
- владение основами программирования, методами актуализации баз данных;
- знание основ социальной психологии, социологии;
- использование отечественного и зарубежного опыта в сфере документального обеспечения управления;
- владение основами экономики, трудового законодательства;
- соблюдение правил внутреннего распорядка в организации;
- знание норм и правил охраны труда.
Какие права имеет документовед? Должностные обязанности мы рассмотрели ранее. Теперь подробнее остановимся на правах данной категории сотрудников.
- Данный работник может вносить на рассмотрение руководителя следующие предложения:
- по модернизации деятельности работы, непосредственно связанной с должностными обязанностями;
- о премировании подчиненных, показавших высокий уровень квалификации при выполнении определенных заданий;
- о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности тех сотрудников, которыми была нарушена трудовая дисциплина
- Документовед может запрашивать от различных структурных подразделений и иных работников компании (организации) любую информацию, которая ему потребуется для осуществления своих прямых функциональных обязанностей.
- Документовед имеет право работать с приказами, распоряжениями, инструкциями, в которых указаны его обязанности и права, а также критерии анализа качества выполнения им своих должностных обязанностей.
- Документовед может изучать проекты решений директора (руководителя) организации, связанные с его деятельностью.
- Документовед имеет право запрашивать у руководителя компании помощи, включая и обеспечение его техническими и организационными условиями и ресурсами для оформления определенных документов, то есть, прямого исполнения своих служебных обязанностей.
Основные требования к документоведу
Действующие квалификационные требования к документоведу предполагают несколько категорий документоведа в зависимости от образования и опыта.
| Документовед I категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет |
| Документовед II категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет |
| Документовед | Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы |
Как видно, закон вполне допускает работу документоведом без опыта. А при наличии соответствующего стажа можно претендовать на позицию ведущего документоведа.
Основные обязанности документоведа
Ключевые должностные обязанности документоведа сводятся к следующему:
- разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;
- подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
- разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;
- организует внедрение систем ведения документации;
- принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
- участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
- изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;
- принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Перечисленные обязанности вполне можно учитывать при составлении или анализе резюме документоведа.
Теперь вы знаете, чем занимается документовед.
Должностные обязанности документоведа
Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:
1. Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.
2. Предложения по модернизации условий труда проводит именно документовед. Должностные обязанности данного сотрудника подразумевают планирование, совершенствование управления внутри организации.
3. Этот сотрудник принимает эффективные меры по систематизации состава информационных показателей и важных бумаг, сокращению их численности, оптимизации потока.
4. В должностные обязанности документоведа в школе входит выписка справок учащимся для проезда в поездах дальнего следования, предъявления по месту требования.
5. Он участвует в выборе бумаг, которые передаются на государственное хранение, организует сохранность и экспертизу их ценности.
6. Изучает и систематизирует возможность применения автоматизированных систему управления и информационных технологий в современном делопроизводстве.
7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.
Документовед — должностные обязанности, требования и права
Чем занимается документовед? Должностные обязанности этого работника отражены в специальной инструкции. В каждом образовательном учреждении есть такая должность. Подробнее рассмотрим полномочия и обязанности такого специалиста.
Документовед несет ответственность в следующих ситуациях:
- при ненадлежащем исполнении (неисполнении) своих прямых должностных обязанностей, которые предусмотрены инструкцией в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- в случае правонарушений, которые совершаются в ходе профессиональной деятельности — в рамках, установленных функционирующим уголовным, гражданским, административным законодательством Российской Федерации;
- при причинении материального ущерба организации – в пределах, которые установлены гражданскими трудовыми актами РФ.
В любом государственном учреждении в штатном расписании присутствует документовед. В его прямые обязанности входит ведение всей документации организации, выписка справок, печать проектов приказов и распоряжений. Именно документовед в российских школах осуществляет контроль за ведением личных дел обучающихся, своевременным предоставлением копий справок, запрашиваемых сотрудниками от руководителя организации.
График работы документоведа: продолжительность, перерыв на обед, выходные дни устанавливаются Приказом директора организации в соответствии с нормами трудового законодательства, действующего в Российской Федерации. Одним словом, работа непростая, но довольно интересная.
Документовед имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства [предприятия, учреждения, организации], касающимися его деятельности.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб [предприятия, учреждения, организации], получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Требовать от руководства [предприятия, учреждения, организации] оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.
Делопроизводитель – кто это?
Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.
Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.
На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.
В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.
Важно
Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.. Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:
Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:
- в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
- во время собеседования с претендентом на должность;
- в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.
Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.
Средняя зарплата документоведа, вакансии
Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р.
В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:
| Город | Средняя зарплата |
| Москва | 30 т.р. |
| Екатеринбург | 20 т.р. |
| Уфа | 25 т.р. |
| Волгоград | 20 т.р. |
| Новосибирск | 22 т.р. |
| Казань | 24 т.р. |
| Ульяновск | 25 т.р. |
| Санкт-Петербург | 20 т.р. |
| Краснодар | 18 т.р. |
Должностная инструкция документоведа
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций
:
- Инструкция по работе документоведом в школе
- Инструкция для работы в детском саду
- Должностная инструкция ведущего документоведа
- Должностная документоведа В ВУЗе