Личные дела сотрудников порядок формирования в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела сотрудников порядок формирования в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

• Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
• Заявление о приеме;
• Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
• Копия военного билета (при наличии)
• Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
• Справки об отсутствии судимости.
• Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

• Должностная инструкция;
• Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
• Согласие на обработку ПД;
• Заявление о предоставлении вычетов;
• Заявления на отпуска;
• Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
• Справки о последующих медосмотрах;
• Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
• Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Испытательный срок при приеме на работу в детский сад

Испытательный срок при приеме на работу в детский сад сотрудника дает возможность руководству оценить его на рабочем месте без принятия на себя обязательств по его постоянному трудоустройству на работу.

В период испытательного срока сотрудник исполняет должностные обязанности в полном объеме и может быть уволен без каких-либо последствий для заведения.

Для по­вышения эффективности испытательного срока сотруднику рекомендуется совместно с заместителем заведующего по учебно-вос­питательной работе определить краткосроч­ные цели и оценить их достижение в конце испытательного срока. Такой метод формирует объектив­ную основу для решения, которое принимает в конце испытательного периода руководи­тель: принять или не принять кандидата на постоянную работу.

Если в течение испытательного срока руководитель детского сада принял решение не продолжать сотрудничать с новым сотрудником, то он должен письменно уведомить его. На этом уведомлении сотрудник должен поставить подпись и дату, когда ознакомился с ним. Но бывают случаи, что сотрудник отказывается подписывать. Тогда составляется акт об отказе, в котором несколько сотрудников детского сада подтверждают факт отказа сотрудника от получения уведомления. Тогда данный документ направляется на почтовый адрес работника ценным пись­мом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Прием на работу в детский сад

Регламент действий при оформлении на работу остается без изменений уже многие годы. Найти всю информацию о зачислении новенького легко в действующем законодательстве. Однако, в госбюджетных формированиях действуют свои особенности оформления на работу. Среди ведущих принципов набора есть следующие:

• Штатники, оформляющиеся в детский сад должны иметь педагогическое образование. Квалификация обязана соответствовать характеру предстоящей работы.
• К воплощению обязанностей должны быть допущены лица, у которых отсутствуют судебные запреты к педагогической деятельности.
• Медицинские показания должны соответствовать выполняемой работе.
• На принимаемых работников оформляется типовое трудовое соглашение.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Порядок заполнения титульного листа, как и его форма, не регламентирован. Поэтому в бланк, приведенный выше, при необходимости указания иной информации можно вводить дополнительные поля и блоки.

Компания имеет право разработать собственный формат обложки личного дела и утвердить его приказом руководителя компании.

Ниже приведен типовой заполненный образец титульного листа личного дела работника коммерческой компании.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Порядок ведения личных дел работников ДОУ 2021

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

2. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
3. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
4. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
5. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
6. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
7. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
8. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Документы для личного дела работника и его формирование

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Все действия с персональными данными относятся к их обработке: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение, изменение, использование, передача, обезличивание, блокирование, уничтожение и т.д.

Любые действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц, считаются распространением персональных данных и требуют наличия согласия.

Ответственность предусмотрена ст. 13.11 п. 2, 2.1 КоАП РФ. В случае если порядок получения согласия нарушен, его форма неверная или в ней отсутствуют частично обязательные условия, грозит увеличенный штраф:

• для должностных лиц — от 20 000 до 40 000 руб.
• для юридических лиц — от 30 000 до 150 000 руб.

За повторное нарушение ввели новые штрафы:

• для должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб.
• для индивидуальных предпринимателей — от 100 000 до 300 000 руб.
• для юридических лиц — от 300 000 до 500 000 руб.

Да, уведомлять органы Роскомназдора о начале обработки персональных данных обязательно в соответствии с требованиями ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ, за исключением случаев, предусмотренных вышеуказанной статьей. Если вы попадаете под исключения, то уведомлять Роскомнадзор не требуется:

• перечень случаев-исключений смотрите в шпаргалке (скачайте в конце статьи).

Любой аудит начинается с определения перечня документов, которые будут подлежать проверке.

• В обязательном порядке необходимо проверить не только правильность оформления документов, но и каким образом выстроены процессы и процедуры при осуществлении обработки персональных данных.

• При приеме на работу необходимо получить от работника согласие на обработку тех его персональных данных, которые работодатель собирается обрабатывать в деловых целях, а не для исполнения требований норм действующего законодательства.

Пример: для создания адреса электронной почты, оформления визиток, поздравления с днем рождения, указания в графике работ и т.д. (ст. 6 и 9 Федерального закона № 152-ФЗ).

• Если работодатель будет распространять персональные данные работника, то ему необходимо получить на это отдельное согласие от работника (ст. 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ).
• Еще одно согласие в обязательном порядке работодатель как оператор персональных данных должен получить до начала трудовых отношений, когда работник имеет статус соискателя и его данные обрабатываются в других целях, нежели при трудоустройстве.

У согласий, которые предоставляет работник на обработку персональных данных, безусловно, есть срок действия. Его определяет сам работник — это является одним из обязательных условий в соответствии с требованиями п. 4 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ.

Внимание: от корректности указанного работником срока действия согласия зависит возможность обработки оператором его персональных данных. Не рекомендуется устанавливать срок на период действия трудовых отношений, так как после увольнения работника вы обязаны будете прекратить обработку его данных, указанных в согласии, и уничтожить персональные данные в установленные законом сроки — в течение 30 дней.

На указание срока влияют цели обработки и перечень осуществляемых действий с персональными данными.

Рекомендация: при подписании согласия разъясните работнику, для чего указан срок обработки персональных данных и почему он такой. Как правило, на практике операторы сами указывают срок в форме согласия, а субъекты подписывают его и вопросов не возникает. Но следует помнить, что субъект может при подписании согласия изменить срок как на больший, так и на меньший, ведь это его законное право. Оптимально — договориться с работником и указать срок, удобный обеим сторонам. Плюс работодателю будет удобно учесть требования архивного законодательства. Например, прописать срок 75 лет.

Предоставлять персональные данные субъекта сторонним организациям без его согласия можно, если эти случаи предусмотрены законом. Например, идет судебный процесс и суд делает соответствующий запрос по работнику — работодатель может сообщить сведения, получать согласие у работника он не обязан.

На практике может случиться, что в организацию поступает звонок от потенциального работодателя или из банка с вопросами о работнике. Такой запрос не предусмотрен нормами действующего законодательства. Работодатель не имеет права раскрывать данные работника третьим лицам без его согласия, которое должно быть получено с соблюдением требований ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ.

Важно: нельзя передавать или подтверждать по телефону действительность и принадлежность персональных данных субъекта (работника, соискателя, третьего лица и др.), так как по телефону сложно идентифицировать лицо, от которого поступает звонок. При подобной передаче сведений может быть нарушен порядок обработки и разглашены персональные данные постороннему лицу. Предоставление персональных данных возможно только на основании письменного запроса от третьего лица, которому необходимы персональные данные.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Но пока что с уверенностью можно говорить только о том, что учителям поднимут зарплату в 2020 году на ту величину, которая была уже заложена в годовой бюджет.

Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Я работаю учителем – дефектологом в группе для детей со сложными дефектами, являюсь наставником молодых специалистов. Ко мне часто обращаются.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

2. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
3. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
4. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
5. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
6. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
7. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
8. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

В соответствии с законодательством, ведение ЛД работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Требование составлять списки находящихся в них документов содержится в «Правилах работы архивов организаций». На практике этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с ЛД работника.

Ответ на вопрос, когда делается опись личного дела сотрудника, следует искать в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации, определяющем порядок работы с документами работников. Обычно ее составляют перед сдачей ЛД в архив.

Существует унифицированная форма внутренней описи документов дела, утвержденная архивными правилами (приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании разрабатывают собственную форму бланка и используют его в работе.

В табличную часть этого регистра вносятся следующие сведения о документах:

• № п/п;
• индекс документа;
• дата составления;
• заголовок;
• номера листов дела;
• примечание.

Чаще всего внутренняя опись личного дела уволенного работника состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Исходя из п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, после них — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Список документов подписывается кадровиком, ответственным за его оформление. Непременно указывается должность и Ф.И.О. Также необходимо вписать дату составления, она вносится по завершению наполнения дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника ДОУ 2021

» Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год. ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п.

3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002). Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню. ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях.

Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы.

В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

1. кадровое подразделение;
2. департамент бухгалтерского учета и отчетности;
3. подразделение организационных вопросов (канцелярия);
4. департамент налогового учета и декларирования;
5. департамент труда и заработной платы;
6. отдел экономического планирования, статистики и финансов;
7. отдел охраны труда;
8. производственно-технический отдел (ПТО);
9. другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре

В компетенции кадровой службы не только создание всей необходимой документации, но и ее хранение. Происходить это должно по установленным правилам, которые мы рассмотрим далее. В ФЗ РФ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» указано, что документы по личному составу – это документация, в которой отражены отношения между работодателем и служащим, а также срок длительности хранения личных дел работников в архиве.

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

– внесение записей в опись;
– помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;
– изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

В 2022 году произошли законодательные изменения, которыми было утверждено, что согласие на обработку данных, разрешенных гражданином к передаче, необходимо оформлять отдельно от иных видов согласий. То есть стандартного документа от работника уже недостаточно, для этого необходимо отдельное согласие, даже в том случае, если человек указал в стандартном документе, что он не против передачи его сведений другим лицам.

Случаи, когда необходимо отдельное согласие физического лица:

1. Организация занимается распространением данных неограниченному кругу лиц.
2. Организация занимается передачей информации третьим лицам.

К примеру, если компания намерена разместить данные сотрудника на своем сайте, то ей необходимо получить у человека отдельное согласие на передачу такой информации.

Законодательство РФ требует от работодателя вести личные дела сотрудников, только если это:

• Государственные гражданские служащие. Это чиновники всех рангов. Те, кто работает в Администрации Президента, Госдуме, в различных ведомствах общероссийского и локального значения, в управах, муниципалитетах и местных органах власти.
• Военнослужащие и сотрудники силовых ведомств.
• Работники Федеральной таможенной службы РФ.
• Научно-педагогические работники.

Во всех остальных случаях ведение личных дел необязательно.

При этом руководство любой компании вправе организовать ведение личных дел работников по собственной инициативе — в таком случае нужно выпустить специальный локальный акт, регулирующий этот вопрос.

Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?

Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.

С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:

• для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
• содействия работникам в трудоустройстве;
• получении образования и продвижении по службе;
• обеспечения личной безопасности работников;
• контроля количества и качества выполняемой работы;
• обеспечения сохранности имущества.

Какие документы работодатель не вправе требовать

В законе установлен перечень документов, которые работодатель не вправе требовать от сотрудника при приеме на работу в обязательном порядке. Отказ в работе за непредставление необязательных документов является необоснованным.

Документ	Характеристика
Документ о регистрации работника	Работодатель не обязан отслеживать место регистрации сотрудника. Нельзя устанавливать преимущества по данному критерию при приеме сотрудников. В случае, когда работник проживает не по месту регистрации, отказывать ему в работе запрещено.

Испытательный срок при приеме на работу в детский сад

При поступлении на работу сотрудник может предоставить информацию о своих предыдущих местах работы (и опыте работы) на бумаге, либо рассказать в устной форме.

Однако не всегда работодателя устраивает такой вариант. С этой целью устанавливаются проверки в виде испытательного срока. Такое условие должно быть прописано в трудовом договоре.

Испытательный срок – это период времени, в течение которого ответственное лицо выполняет все функциональные обязанности по должности, а его руководитель (работодатель) наблюдает за выполнением должностных обязанностей и оценивает этот процесс.

Цель испытательного срока: возможность руководству оценить сотрудника на рабочем месте в части выполнения должностных обязанностей без принятия обязательств по постоянному трудоустройству по данной должности.

Важно! Условие об испытательном сроке должно содержаться не только в трудовом контракте сотрудника, но и оформляться в виде отдельного распоряжения директора.

В течение испытательного срока сотрудник выполняет все обязанности по должности в полном объеме. В случае неисполнения он может быть уволен из заведения на законных основаниях.

Важно! Для того, чтобы повысить эффективность времени на испытательном сроке для сотрудника детского сада совместно с заведующим учебно-воспитательной работы рекомендуется установить цели в самом начале испытания и оценить их достижение в конце. Этот метод получил широкое распространение в детских садах, так как позволяет более качественно и точно оценить сотрудника и его умения на конкретной должности.

В случае, если на протяжении срока испытания, руководитель принял решение не брать его на дальнейшее постоянное сотрудничество, то необходимо письменное уведомление. На этом документе работник ставит свою подпись и дату ознакомления.

Важно! При отказе сотрудника ставить подпись на уведомлении составляется акт об отказе, в котором несколько сотрудников детского сада подтверждают факт отказа от подписи. Далее данный документ отправляется по почте по адресу сотрудника в виде ценного письма с описью вложений.

Главная особенность испытательного срока состоит в том, что работодатель может уволить сотрудника после окончания срока в упрощенном порядке.

Сроки сотрудничества на испытательном периоде:

• 3 месяца – по всем сотрудникам;
• 6 месяцев – в отношении руководителей, заместителей, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера.

Состав документов личного дела сотрудника

Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.

Личное дело формируется в два этапа:

• в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
• в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
• трудовой договор;
• копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

Оформление личного дела сотрудника

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников». Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу».

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

Оформление личной карточки работника

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Похожие записи:

• Таблица выхода на пенсию с 2023 по годам
• Как принять на работу иностранца в 2023 году
• Как сдать город с первого раза 2023