Как правильно оплатить командировку сотруднику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оплатить командировку сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Как подтвердить расходы в командировке
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?
Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.
Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.
Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.
Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.
Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.
Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.
Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице.
Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки.
Пример:
Предположим, сотрудника направили в командировку на 3 дня. Ему дали на проживание в гостинице 9000 рублей.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Документ-основание |
|---|---|---|---|
|
Выплачен аванс на затраты по командированию |
0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее) |
0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы |
|
|
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных |
0 401 20 212 0 109 ХХ 212 |
0 208 12 660 |
Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы:
Иная подтверждающая документация. |
|
Отражены иные затраты на командировку |
0 401 20 226 0 109 ХХ 226 |
0 208 26 660 |
Особенности оформления командировки
Командировать работника можно на любой срок, в том числе и на один день. Однодневная командировка – это поездка, из которой сотрудник может возвращаться к своему месту проживания каждый день. Эта норма установлена пунктом 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства № 749. Согласно Положению решение о ежедневном возвращении работника из командировки принимает руководитель организации. При этом учитывается удаленность места командировки, особенности служебного задания, удобство транспортного сообщения.
Оформление однодневной командировки такое же, как и многодневной.
Особенности оплаты однодневной командировки
Обратите вниманиеЗаконодательство четко отделяет рабочие дни от выходных, поэтому если командировка (либо выезд или приезд) попадает на такие дни, сотрудник вправе вотребовать взамен отгулы или оплату в повышенном размере. Подробнее читайте в этой статье
Выплачиваются ли суточные за один день командировки, говорится в пункте 11 Положения о командировках. Согласно общему правилу, в 2023 году суточные при однодневной командировке по территории России не платят, поскольку работник каждый день возвращается домой, а не проживает по месту командировки. Вместе с тем, работодатель должен в соответствии со статьей 168 ТК компенсировать сотруднику расходы, которые он делает во время командировки с разрешения руководства.
Оплата суточных при командировке на один день закрепляется в коллективном договоре или другом внутреннем документе как компенсационные выплаты командированному работнику, связанные с выполнением трудовых функций. Сотрудник обязан со своей стороны представить первичные документы, подтверждающие эти расходы. Например, потраченные на проезд суммы, в том числе и на личном автомобиле. Кроме возмещения расходов, произведенных в командировке, работнику выплачивают средний заработок за день.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Норма суточных командировочных расходов в 2021 году: суточные при однодневной командировке
Хотя законодательство не устанавливает ограничений по максимальному и минимальному сроку служебной поездки, если такая поездка длится всего один день, то компенсация дополнительных расходов человеку не выплачивается. Он может получить только те деньги, которые были фактически истрачены в поездке и на которые есть подтверждающие документы. Фиксированные выплаты (суточные) в этом случае не положены при командировках в пределах страны. При выезде за ее пределы предусмотрена оплата 50 % установленного максимума, т. е. 1250 рублей.
Однако работодатель имеет право провести такую выплату на собственное усмотрение. Правда, если работник предоставил документы на компенсацию проезда и других расходов (например, питания), то такая выплата будет облагаться НДФЛ в полном размере. Если же подтверждающих документов и других компенсаций за однодневную командировку нет, то от НДФЛ все равно освобождается сумма 700 рублей, если сотрудник находился в пределах РФ и 2500 рублей, если он успел побывать за пределами страны. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.
Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:
- выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
- оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Варианты проживания в командировке
Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.
Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.
Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.
Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.
Понятие служебной командировки
Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания. Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях. Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».
Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.
Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.
Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.