ЦБ РФ изменил правила ведения кассовых операций
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ЦБ РФ изменил правила ведения кассовых операций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Что такое кассовая дисциплина
Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.
Правила кассовой дисциплины определяют:
- какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
- как получать и выдавать наличные из кассы;
- на какие цели можно тратить наличные;
- на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
- сколько денег можно хранить на остатке в кассе.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Если налоговики найдут нарушения, бизнес накажут:
- компании штрафуют на суммы 40-50 тысяч рублей;
- предпринимателей — на 4-5 тысяч рублей.
Налоговики уполномочены затребовать у бизнеса любые кассовые документы. Предоставить их нужно за один рабочий день, иначе бизнес снова оштрафуют:
- компании — на 5-10 тысяч рублей;
- ИП — на 1,5-3 тысячи рублей.
Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?
Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.
Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
-
банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;
-
монета имеет мелкие механические повреждения.
Лимит остатка наличных денег в кассе индивидуальных предпринимателей
Поскольку Положение N 373-П распространяется и на индивидуальных предпринимателей (п. 1.1 Положения N 373-П), с 1 января 2012 г. они обязаны, как и компании, соблюдать порядок ведения кассовых операций, в т.ч. определять лимит остатка денежных средств в кассе и утверждать его своим приказом согласно нормам п. п. 1.2, 1.3 Положения N 373-П и Приложения к нему. В противном случае возможно наложение административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Но насколько это возможно, судите сами — ведь в ст. 15.1 КоАП РФ слова «индивидуальный предприниматель» пока не появились, соответствующие изменения не внесены. На отсутствие правовых оснований для привлечения индивидуальных предпринимателей к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ указал и Президиум ВАС РФ в Постановлении от 29.06.2010 N 1411/10, правда, это было до вступления в силу Положения N 373-П.
Следует также отметить, что в отличие от юридических лиц расчетный счет в банке для индивидуального предпринимателя не обязателен, поскольку он может ограничиться в своей деятельности только наличными расчетами. В действующем законодательстве нет положения об обязательности открытия расчетных счетов в банке индивидуальными предпринимателями. Также ни одним нормативным актом не установлена обязанность индивидуальных предпринимателей вносить платежи при осуществлении хозяйственных операций исключительно с расчетного счета. Поэтому открытие счета в банке — право, но не обязанность индивидуального предпринимателя. И Положение N 373-П не может обязать физическое лицо открывать счета в банках. Однако, для того чтобы полноценно осуществлять предпринимательскую деятельность, во многих случаях открытие своего расчетного счета представляется более удобным. В то же время при отсутствии расчетного счета от индивидуального предпринимателя никто не сможет требовать сдачи наличной выручки в банк и вводить лимит остатка наличных денежных средств в кассе (как это происходит с юридическими лицами), поскольку такое требование в данной ситуации противоречит гражданскому законодательству. В таких случаях, по мнению автора, индивидуальные предприниматели, не имеющие расчетного счета в банке, вправе не рассчитывать и не утверждать лимит наличных в приказе. Ведь сдавать сверхлимитную выручку некуда.
Тем не менее не исключено, что после вступления в силу Положения N 373-П и окончательной проработки всех процедурных вопросов ЦБ РФ сможет обязать индивидуальных предпринимателей без расчетных счетов вести кассу и сдавать сверхлимитный остаток наличных денег в банк.
Периодичность сдачи наличных денег в банки
Сдавать наличные денежные средства сверх рассчитанного самостоятельно лимита компания и индивидуальный предприниматель вправе не реже раза в семь рабочих дней, а при отсутствии в населенном пункте банка — не реже одного раза в течение четырнадцати рабочих дней (Приложение к Положению N 373-П).
Напомним, что ранее предприятия были обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47). По общему правилу, сверхлимитные суммы сдавались в банк ежедневно.
Контроль за ведением кассовых операций
До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?
- Учет наличных денег в кассе.
- Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
- Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
- Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:
- на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Как ООО и ИП обращаться с наличными в 2020 году.
Наличные деньги компании называют выручкой или кассой. Это деньги, которые поступили от коммерческой деятельности фирмы и расходуются на закупки, зарплаты, а в случае с ИП и на личные нужды предпринимателя. Но с такими деньгами нельзя обращаться как попало.
Порядок обращения с кассой компании, то есть порядок ведения кассовых операций, утвержден в Указании Банка России № 3210-У. В нем прописано требование об установке кассового лимита и определены правила, по которым ИП или ООО фиксирует кассовые операции.
Для кредитных организаций актуально положение о порядке ведения кассовых операций — Положение Банка России № 630-П.
Кассовые операции ведет работник, которого назначает руководитель компании. Такую обязанность может взять на себя и сам предприниматель или руководитель фирмы. Тогда кассовые документы будут действительны только с его подписью.
Ответственный за наличные компании составляет первичные кассовые документы при движении денег в кассе. Основные документы — это приходные и расходные кассовые ордера. Первые заполняют при пополнении кассы деньгами, вторые — при выдаче денег.
Большинство кассовых документов ИП оформляют по желанию, тогда как для ООО порядок кассовых операций строже. За нарушение порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации организациям грозит штраф до 50 000, а должностным лицам — до 5 000 рублей по ст. 15.1 КоАП РФ.
Запреты расходования наличности для банковских платежных агентов (субагентов)
Согласно п. п. 4, 5 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе», п. п. 3, 5 ст. 2 Федерального закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами»:
- банковский платежный агент — юридическое лицо, не являющееся кредитной организацией, или индивидуальный предприниматель, которые привлекаются кредитной организацией в целях осуществления отдельных банковских операций;
- банковский платежный субагент — юридическое лицо, не являющееся кредитной организацией, или индивидуальный предприниматель, которые привлекаются банковским платежным агентом в целях осуществления отдельных банковских операций;
- платежный агент — это юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, осуществляющие деятельность по приему платежей физических лиц. Платежным агентом является оператор по приему платежей либо платежный субагент;
- платежный субагент — платежный агент — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, заключившие с оператором по приему платежей договор об осуществлении деятельности по приему платежей физических лиц.
Банковские платежные агенты (субагенты) не вправе расходовать наличные деньги в валюте Российской Федерации, принятые при осуществлении операций в соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе».
Платежные агенты (субагенты) не вправе расходовать наличные деньги в валюте Российской Федерации, принятые при осуществлении операций в соответствии с Федеральным законом от 03.06.2009 N 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами». Это новые положения, о которых говорится в п. 3 Указания от 07.10.2013 N 3073-У.
Ранее в соответствии с положениями абз. 2 п. 2 Указания от 20.06.2007 N 1843-У (в ред. Указания Банка России от 28.04.2008 N 2003-У) наличные деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих законодательству Российской Федерации, не могли быть израсходованы ни на какие цели и подлежали сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).
Организация денежного обращения на территориях Республики Крым и города федерального значения Севастополя с 01.06.2014
|
расчеты в гривнах в Крыму должны проводиться по правилам, установленным для расчетов в иностранной валюте |
|
расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, а также расчеты с участием физических лиц, связанные с ведением ими предпринимательской деятельности, должны проводиться в соответствии с российским законодательством |
|
обмен гривен на рубли будет проводиться по курсу, установленному кредитными организациями, ведущими деятельность на территории данных субъектов РФ |
Порядок организации и ведения кассовых операций
Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.
Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:
- Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
- Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
- Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
- Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
- Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.
Как ООО и ИП обращаться с наличными в 2020 году.
Наличные деньги компании называют выручкой или кассой. Это деньги, которые поступили от коммерческой деятельности фирмы и расходуются на закупки, зарплаты, а в случае с ИП и на личные нужды предпринимателя. Но с такими деньгами нельзя обращаться как попало.
Порядок обращения с кассой компании, то есть порядок ведения кассовых операций, утвержден в Указании Банка России № 3210-У. В нем прописано требование об установке кассового лимита и определены правила, по которым ИП или ООО фиксирует кассовые операции.
Для кредитных организаций актуально положение о порядке ведения кассовых операций — Положение Банка России № 630-П.
Кассовые операции ведет работник, которого назначает руководитель компании. Такую обязанность может взять на себя и сам предприниматель или руководитель фирмы. Тогда кассовые документы будут действительны только с его подписью.
Ответственный за наличные компании составляет первичные кассовые документы при движении денег в кассе. Основные документы — это приходные и расходные кассовые ордера. Первые заполняют при пополнении кассы деньгами, вторые — при выдаче денег.
Большинство кассовых документов ИП оформляют по желанию, тогда как для ООО порядок кассовых операций строже. За нарушение порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации организациям грозит штраф до 50 000, а должностным лицам — до 5 000 рублей по ст. 15.1 КоАП РФ.
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
«Мнимые» и «притворные» расчеты
Мнимый расчет — операция, при которой кассовый чек формируется, но сама она не проводится. Например, печатают чек возврата. Выручка уменьшается, но деньги покупателям не возвращаются. Такая практика не новая в бизнесе. ФНС планирует ввести ответственность за такое нарушение.
Притворный расчет — операция, проводимая вместо другой с целью прикрыть ее.
То есть, мнимый — несуществующий расчет, притворный — существующий, но вместо другой операции. Оба действия незаконны и чреваты штрафными санкциями.
Термины «мнимый расчет» и «притворный расчет» вносятся все тем же проектом Федерального закона «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с совершенствованием законодательства о применении контрольно-кассовой техники».
Выдача наличных для выплаты зарплаты
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.
Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.
Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.
Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.