Неожиданные грабли, или Куда нечаянно может «наступить» работодатель – 2
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Неожиданные грабли, или Куда нечаянно может «наступить» работодатель – 2». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.
Путевые листы: изменения
Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
[Новые Правила 2021] Заполнение бланка путевого листа без ошибок (Приказ № 368)
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Давайте сначала закроем вопрос с доверенностями. Между доверенностью на право управлением автомобилем и ответственностью за БДД нет вообще никакой связи.
Потому, что Доверенность дает всего лишь ПРАВО пользоваться (а точнее управлять) автомобилем.
А есть ОБЯЗАННОСТЬ обеспечивать БДД в организации.
И эту обязанность руководитель может делегировать вместе с ответственностью не по доверенности, а только Приказом на компетентное лицо.
И управление автомобилем не является мероприятием, направленным на обеспечение БДД, так как обеспечение БДД — это мероприятие направленное на предупреждение ДТП и снижение тяжести их последствий).
Если генеральный директор на служебном автомобиле совершит ДТП с пострадавшими, то к ответственности могут привлечь его как водителя, его как руководителя организации (обязан обеспечить БДД), и вас как ответственное лицо непосредственно уполномоченное проводить все соответствующие мероприятия (у вас есть должностная инструкция и есть Приказ).
У очень многих неверное представление о том, кто такой водитель. Многие полагают, что водитель — это штатный водитель.
Вопрос: В соответствии с пунктами 16 и 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152) в путевом листе должны проставляться:
— даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр);
Установлена ли последовательность (очередность) проведения указанных осмотра и контроля для целей заполнения путевого листа? Может ли медицинский осмотр проводится позже технического контроля?
Ответ: Департамент государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение от 11 марта 2019 г. N 44050 и в рамках своей компетенции сообщает.
Форма и срок действия доверенности
Доверенность составляется в письменной форме. Удостоверения доверенности нотариусом не требуется, поскольку для этого нет юридических оснований.
Выдает доверенность руководитель организации (например директор, гендиректор).
Законами или нормативными актами форма доверенности не утверждена. Поэтому допустимо использовать любую форму. Рекомендуем оформлять документ на бланке организации, но это необязательно.
Подписывается доверенность руководителем. Если у вас в организации есть печать, поставьте ее. Напоминаем, что наличие печати в организациях сегодня необязательно.
Важно! Обратите внимание на срок действия доверенности. Нужно обязательно указать в документе дату его составления.
Если на доверенности нет даты, когда она выдана, то она не имеет юридической силы. Сделка по выдаче доверенности в этом случае признается ничтожной.
Доверенность может быть выдана на любой срок — ограничений нет. Если вы забыли указать срок действия доверенности, ничего страшного. В силу закона она будет действовать год с момента выдачи. Если вы прямо укажете, что доверенность действует, например, 3 года, то она будет действовать 3 года. Можно указать определенную дату, когда срок доверенности истекает.
Согласно приказу Минтранса оформлять путевой лист нужно на каждое транспортное средства, если на нем перевозят грузы или пассажиров. Это правило распространяется на организации всех форм собственности и бизнесменов.
Делать это должны и компании-перевозчики и организации, использующие транспорт для удовлетворения собственных потребностей (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Встает вопрос, нужен ли путевой лист директору на служебный автомобиль?
В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.
Для чего нужен путевой лист
Для представителя бухгалтерии ответ на вопрос «зачем нужен путевой лист» будет простым и однозначным — для подтверждения производственной направленности расходов, которые связаны на обеспечение данного автомобиля ГСМ. И это логично.
Ведь путевой лист — документ первичной документации по учету и контролю за работой водителя и собственно транспорта, также он дает подтверждение эксплуатации транспорта, его выезда и потребления ГСМ.
Данный документ подтвердит маршрут по которому будет двигаться транспорт, и он часто используется предпринимателями всех уровней.
С его помощью можно отследить не отклоняется ли водитель от назначенного маршрута, и использует ли рабочий транспорт в собственных целях. Так происходит первичной контроль за движением транспорта предприятия.
Данное положение прописано и законодательно, где четко озвучена позиция обязательного наличия путевого листа у водителя, так при первом требовании сотрудников правоохранительных органов — должен быть предоставлен с остальным положенным комплектом документов.
При отсутствии соответствующего документа водитель подвергнется наказанию административного плана (п. 2 = ст. = 12.3 = КоАП РФ).
Согласно федеральному закону 259, оформлять путевые листы обязаны все предприятия, занимающиеся перевозкой людей, багажа и грузов:
- на трамвае;
- на троллейбус;
- легковой автомобиль;
- грузовой автомобиль.
Если предпринимательская деятельность не предусматривает оказание таких услуг, предприятию нужно выдать для водителя доверенность на эксплуатацию автомобиля.
При отсутствии либо путевого листа либо доверенности у водителя, такое его нахождение за рулем данного транспорта является незаконным.
Важно! Доверенность подтверждает право водителя эксплуатировать транспорт, а путёвой лист — еще и по обозначенному маршруту.
Грузовой автомобиль часто используется индивидуальным предпринимателем для удовлетворения запросов заказчиков. Такую работу необходимо также фиксировать. Для этого предусмотрен раздел, где описывается работа водителя и то, каким образом эксплуатируется транспортное средство.
В абсолютно различных ситуациях могут быть наложены штрафы ГИБДД. Отсутствие путевого листа при перевозке грузов является нарушением. Поэтому необходимо его иметь и правильно заполнить соответствующие графы. В бумаге в обязательном порядке должны содержаться следующие данные:
- информация о заказчике;
- точка начала движения;
- место окончания пути;
- длительность поездки;
- расстояние;
- характер груза.
После окончания поездки указывается итоговая информация о проделанной работе. Здесь должна быть прописана информация о точном пробеге и суммарном времени работы водителя, а также обо всех перевезенных товарах.
Медицинский и технический осмотр
Лица, занимающиеся перевозками людей, должны проходить регулярный предрейсовый медицинский осмотр. При этом автобус также обследуется на возможные поломки. В связи с этим отсутствие печати медработника и механика считается грубым нарушением.
Таким образом, полагается не только штраф за отсутствие путевого листа для ИП, но и за отсутствие в нем необходимых печатей. Сумма взыскания разнится. Для должностных лиц штраф может достигать 5 тыс. рублей. На организацию может быть наложено взыскание до 30 тыс. рублей.
Медицинский осмотр водителя и техническое освидетельствование транспортного средства являются основополагающими факторами для осуществления законной перевозки людей. Даже если заказ оформляется удаленно, то ответственность с водителя и его работодателя не снимается.
Основные правила оформления
Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.
Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.
Обычно путевой лист выдаётся только на один день или смену. После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдаётся в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее пяти лет.
Выписывать путевой лист на неделю или на месяц не рекомендуется. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 по делу № А56–22408/03. Правда, в этом решении судьи отметили, что составление путевого листа не за день или за смену, а за более длительный промежуток времени возможно в том случае, если путевой лист не является основанием для расчёта заработной платы водителям, а предназначен в первую очередь для учёта операций, связанных с перевозками, и оформления операций с третьими лицами.
Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).
Для тех, кто оформляет путевые листы по унифицированной форме, напомним, что в ней не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа. Если путевой лист будет составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение горючего в состав расходов в целях налогообложения прибыли нельзя.
Организация, находящаяся в Москве (адрес головного офиса: ул. Образцова, д. 17), использует в служебных целях легковой автомобиль Audi A6 2.6. Для учёта работы автомобиля организация использует типовую межотраслевую форму № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”. Автомобиль работает с кондиционером в условиях городской черты (возможен простой в “пробках”). С учётом этих факторов базовая норма расхода бензина (10 л на 100 км) скорректирована на поправочные коэффициенты и установлена равной 13,2 л на 100 км.
5 июня 2006 года директор организации Фролов А. В. на автомобиле ездил в филиал, расположенный на ул. Покровка, д. 2, после этого к поставщику, который находится по адресу ул. Госпитальный вал, д. 5.
За этот день водитель автомобиля заполнил оборотную сторону путевого листа так, как показано в образце.
Помимо списания использованного горючего путевой лист в установленных случаях необходим для начисления заработной платы водителю. В этих целях раздел “Расчёт заработной платы” заполняется работниками бухгалтерии.
Если заработная плата водителю начисляется повременно, то её сумму указывают по строке “За часы, руб. коп.”. Для этого количество отработанных за день (смену) часов умножают на часовую тарифную ставку водителя.
Если же заработная плата водителя является сдельной, то бухгалтер сумму зарплаты отражает по строке “За километраж, руб. коп.”. Для этого количество километров, пройденных за день, умножают на сдельную ставку.
Можно ли оформлять путевой лист на неделю?
автор ответа,
Вопрос
Можно ли выписывать путевой лист на неделю для управленческих нужд? Если да, то каким образом ставить отметку о прохождении медосмотра? Как заполнить маршруты поездок?
Ответ
Можно. Укажите даты (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован. Это может быть один день или любой другой срок, но не более одного месяца (п. п. 4, 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
В данном случае медицинское освидетельствование необходимо производить каждый раз перед выездом, на путевом листе должна быть проставлена подпись и печать медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.
Для каких организаций обязательно оформление путевых листов?
Если организация занимается коммерческой (это важно!) перевозкой пассажиров и грузов, с оформлением договора – путевой лист обязательно оформлять. И неважно, использует ли компания для этого легковые, грузовые автомобили, или даже автобусы. Таким образом, согласно законодательству, под это требование попадают и таксопарки, и корпоративные автопарки, и грузоперевозки, и муниципальный транспорт.
Многие водители, не знающие этих тонкостей, могут легко попасть на штрафы. К примеру, сотрудники Госавтоинспекции останавливают человека, который едет на корпоративной машине и просят его предъявить путевой лист. Должен ли у него быть этот документ? Если водитель в этой конкретной поездке не перевозит грузы или пассажиров на коммерческой основе – то нет, согласно законодательству, он не обязан иметь при себе путевой лист. Но если об этом не знать, ГИБДД легко может выписать штраф, который доверчивый и законопослушный водитель (или отправившая его организация) обязаны будут заплатить.
Также проверять маршрутные листы имеют право органы ФНС (если компания использует путевые листы, чтобы уменьшить налог на прибыль) и Трудовая инспекция – чтобы проследить, не нарушает ли работодатель права водителя, в полной ли мере начисляется зарплата.
Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» — это интеграция всех внутренних процессов компании, включая оформление и ведение документации, в том числе – столь важных и нужных путевых листов.
Что такое путевой лист
Это коммерческий документ. В основном используется:
- для контроля за расходом ГСМ, трудовой нагрузкой водителя;
- как первичный документ для налоговой отчетности по начисленным и уплаченным налогам;
- для подтверждения доставки груза (по договорам поставки продукции товаров);
- как способ контроля за прохождением предрейсового мед-, техосмотра;
- и пр.
Бланк путевого листа заполняется одинакового, будь он у юридического лица, у предпринимателя или у таксиста.
Основные сведения, которые включаются в путевой лист, следующие:
- информация о собственнике автомобиля;
- данные о водителе;
- сведения о машине (госномер, марка, модель);
- дата и время выезда и возвращения;
- срок действия путёвки;
- маршрут движения;
- показания одометра;
- данные о технической проверке состояния транспорта;
- результат медицинского осмотра водителя;
- прочие данные по усмотрению ответственных лиц.
Путевой лист составляется ежедневно, вернее, на каждый выезд. Но в некоторых случаях допускается так называемый длительный путевой документ.
Похожие записи: