Образец заявления сотрудника на командирование
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заявления сотрудника на командирование». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.
Где и сколько хранить
Конкретное лицо, отвечающее за хранение таких документов, определяется приказом руководителя организации.
Сроки хранения служебных записок о командировках, по п. 434 приказа Росархива № 236, который вступил в силу 18.02.2020, — 5 лет. А для работников с вредными и опасными условиями труда — 50 или 75 лет: 75 — если зарегистрированы до 01.01.2003, и 50 — если после.
Отчеты о командировках, по п. 452 приказа, хранятся 5 лет с пометкой ЭПК. Это значит, что через указанное время их допускается оставить на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии.
Кто и когда должен заполнять служебную записку?
Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
Понятие и нормативное регулирование служебной записки на командировку
Под служебной запиской на командировку понимается внутренний документ компании, основной целью которого является подтверждение факта командировки субъекта, а также даты его отъезда и прибытия обратно с РФ.
Исходя из ПП РФ № 1595 от 29.12.2014г., требование относительно составления командировочных удостоверений больше не актуально. Начиная с 2015 года, основной бумагой, которую принимают во внимание при формировании документации о командировках, является служебная записка.
Помимо указанного акта, также актуален Приказ Президента РФ № 765 от 12.12.2014г., в котором фиксируются условия и порядок командирования сотрудников, трудящихся в государственных компаниях.
Также важно подчеркнуть, что положения, которые были актуальными в период СССР, были отменены Приказом Министерства финансов РФ № 147 от 29.12.2008г. и Министерства труда РФ № 1044 от 15.12.2014г.
Помимо Приказа Президента, в вопросе порядка оформления командировки также следует руководствоваться ПП РФ № 749 от 13.10.2008г.
Однако, несмотря на наличие ряда нормативов, регламентирующих условия командировок, законодательство РФ не предусматривает правила составления служебных записок.
Зачастую компании самостоятельно разрабатывают образец рассматриваемого документа и вносят туда информацию локального значения, ссылаясь на местные нормативы.
Директору ООО «Поляра»
Титовой Елене Анатольевне
от менеджера по продажам
Быченко Дениса Владимировича.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2017 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2017 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2017 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Составление заявления
Никакого установленного законом бланка для составления заявления на командировку не предусмотрено. Заявление может быть составлено от руки или на компьютере с распечаткой. Заявление должно содержать следующие данные:
- должность, ФИО работодателя, на имя которого подается заявление;
- данные о работнике, который направляется в командировку (ФИО, должность, структурное подразделение);
- дату начала и окончания поездки;
- место назначения (населенный пункт, организация);
- цель поездки, выраженную максимально конкретно, например, «Получение ТМЦ на складе магазина «Приборы»);
- отметку о согласии работника с командировкой;
- подпись руководителя подразделения или иного лица, составившего заявление, и дату.
Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.
А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.
Мнение эксперта
Козлов Никита Владимирович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — семейное право. Эксперт в области права.
Все такие поездки согласно Трудовому Кодексу принято называть командировками. Сотруднику гарантируется законом, что работодатель оплатит ее по среднему заработку.
На нанимателя ложится также обязанность по компенсации всех расходов на транспорт, проживание и т. д.
Если из места нахождения сотрудник не может возвращаться домой ежедневно, то ему также положена выплата суточных для компенсации дополнительных расходов.
НК РФ устанавливает обязанность нанимателя с выплаты за командировку удерживать все положенные налоговые платежи и переводить средства в бюджет.
Служебная командировка и служебная записка
Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании статьи 166 ТК РФ поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:
- За работником сохраняется основное рабочее место;
- Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно Постановлению Правительства под номером 922, изданное в 2007 году;
- Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в статье 168 ТК РФ.
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться:
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Заявление на командировку образец бланк (бланк, образец — 2020)
- Нормами трудового права регулируются взаимоотношения работников со своими руководителями в рамках выполнения рабочих задач.
- Поэтому при возникновении вопросов или при необходимости верного кадрового оформления, следует обращаться к закону, которым к тому же установлены правила составления различных документов и заявлений.
- Понятие командировки
- Рассматривая данное понятие с юридической точки зрения, можно сделать вывод, что командировка – это выезд сотрудника от основного рабочего места по заданию и в интересах руководства на какой-либо срок.
- Причем надо отметить, что:
- когда сам рабочий режим сотрудника предполагает постоянные выезды и поездки, то они не могут считаться командировками, а являются частью обычного рабочего процесса в рамках должностных полномочий;
- командировка может быть оформлена только при условии, что работник трудится на основании официального трудового договора.
Также следует иметь ввиду, что установлен список сотрудников, которые не могут быть отправлены по делам фирмы в командировки.
К ним относятся:
- Беременные женщины;
- Работники, возраст которых еще не достиг восемнадцати лет;
- Женщин, дети которых имеют возраст до трех лет, отправляются в командировки на добровольной основе только после своего письменного согласия.
Как правильно оформить заявление на командировку
Инициатором командировки всегда является работодатель, так как сотрудник, выполняя свои функции, всегда действует в его интересах.
Таким образом, во всех случаях основным документом будет изданный работодателем приказ о назначении своего работника в командировку. И уже на основании его начисляются выплаты работнику, которые должны покрыть его расходы.
Таким образом, по общим правилам, заявление работником в таких случаях не пишется, а работодателем должны быть оформлены следующие документы:
- Приказ или распоряжение по определенной форме;
- Служебное задание;
- Командировочное удостоверение.
Возмещаются сотруднику при его рабочей поездке следующие расходы:
- На проезд;
- На жилье, при необходимости;
- Другие расходы, которые оплачиваются по договорённости с руководством.
- Для получения командировочных, сотруднику следует написать заявление о выдаче денег под отчет, на основании которого и выдаются денежные средства по общеустановленному тарифу.
- После принятия такого заявления бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер и выдаются деньги на руки работнику.
- Ниже расположен типовой бланк и образец заявления на командировку, вариант которого можно скачать бесплатно.
Служебная записка на командировку 2019: образец
Служебная записка на командировку 2019 – это важный документ, который в отдельных случаях сможет послужить основанием или доказательством нахождения работника в другом городе по заданию фирмы. Образцы записки и правильность ее оформления мы готовы предложить вам в этой статье.
Служебная записка на командировку 2019 – это один из документов, используемый внутри организации. Он не относится к разряду обязательных. Тем не менее, играет несколько ролей сразу, что говорит о его целесообразности:
- Во-первых, может служить первоисточником для назначения человека в командировку;
- Во-вторых, при определенных условиях является доказательством, что работник там был, если отсутствуют проездные билеты. Например, служащий воспользовался личной машиной;
- В-третьих, с его помощью можно увеличить время поездки. В данной ситуации записка обоснует задержку.
Далее мы подробно поговорим о назначении служебной записки на командировку и покажем ее образцы.
Служебная записка на командировку в 2020 году: образец
Служебная записка на командировку предназначена, прежде всего, для определения цели командировки, которая в дальнейшем поможет подтвердить правильный выбор статьи затрат и решить возможные споры с налоговиками. Также в записке может утверждаться период нахождения работника в командировке, что облегчает работу бухгалтера при расчете суточных.
У этой служебки нет определенной формы, установленной законом. Вы можете составить ее в произвольном виде и утвердить локальным нормативным документом.
Однако помните, что согласно Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 необходимо описать правила составления служебной записки и ознакомить с ними сотрудников, чья деятельность связана с командировками.
Записка составляется инициатором поездки и относится руководителю для согласования. Список инициаторов можете определить сами. Как правило это руководители отдела продаж, коммерческие директора.
Основной смысл документа заключается в разъяснении цели командировки, определение места поездки, указания должности и ФИО командируемого сотрудника. Также можно указать даты командировки.
Если инициатива идет от рядового сотрудника, то он, как правило, сначала визирует у своего руководителя, а затем документ отправляется к ответственному лицу всей организации (зачастую это генеральный директор).
Служебную записку, утвержденную всеми инстанциями лучше хранить в бухгалтерии. В таком случае будет удобнее воспользоваться документом при возможных вопросах налоговой.
Служебная записка как отчет о командировке
В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
- Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
- Краткий заголовок.
- Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить. - Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Как составляется документ?
В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине служебную записку можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий:
- Служебную записку оформляют на листе А4. Если у фирмы имеется фирменный бланк, в таком случае разъяснения правильнее составлять непосредственно на нем.
- Документ адресуется лицу, который берет на себя решение о направлении в командировку, руководителю компании. Его должность и ФИО прописываются в верхнем правом углу.
- Далее следует уточнить, кто именно считается автором служебной записки, командированным. Кроме того вписывается его должность и индивидуальные данные.
- Приблизительно во 2-й трети листа по центру нужно указать название документа.
- Затем идет развернутый документ, где детально разъясняется, по каким именно причинам, с какими целями, кто именно и в какой период был направлен в командировку.
- Дополнительно следует определить, использовался ли личный или рабочий автотранспорт. В случае если да, вписываются регистрационные номера транспорта, а также данные о водителе.
- Помимо этого, в данном разделе нужно более точно определить период отправки и возврата, так как это даст возможность четко установить продолжительность поездки.
- Последующий пункт – приложения. В нем необходимо написать, какие непосредственно первичные документы предоставлены, для того чтобы доказать командирование. Это может быть как путевой лист, так и кассовые чеки с заправок, и квитанции на парковку, и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену командировки, если такое произошло.
ВНИМАНИЕ! Так как список оправдательной документации ничем не регламентирован, то чем больше чеков, квитанций, а также счетов будет приложено, тем легче бухгалтеру списать затраты на произведенную командировку. - Последнее, что необходимо сделать, – установить дату формирования записки и подписать ее.
Правила оформления командировки
служебной записки на командировку, а также образец документа при поездке на автомобиле.
До начала 2020 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:
- соответствующий приказ руководства;
- служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
- командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.
К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.
Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:
- о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
- авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.
Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.
Директору ООО «Поляра» Титовой Елене Анатольевне от менеджера по продажам Быченко Дениса Владимировича.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2020 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2020 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2020 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Рекомендуем посмотреть другие наши статьи о том, как составить служебную записку на повышение зарплаты, премирование и депремирование сотрудников, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ, списание материальных ценностей, основных средств, выдачу денежных средств, совмещение должностей, ремонт автомобиля, приобретение и другие действия связанные с оборудованием, а также на отгул.