Что делать продавцам, если обнаружена недостача?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать продавцам, если обнаружена недостача?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
Как провести недостачу по бухгалтерии
В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.
-
При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
-
Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
-
Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.
Понятие и причины возникновения недостачи
Недостаток — это нехватка как денежных, так и материальных средств. Максимально объемное понятие включает в себя целый перечень различных вещей, должных находится на предприятии, но фактически на месте отсутствующих. Выявить недобор какого-либо предмета (производственных деталей, финансов и даже канцелярии) можно посредством контрольной процедуры. В качестве таковой и выступает, например, ревизия.
Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения ситуации, в рамках которой организация, несомненно, понесла экономические потери, может быть несколько. Недоучет возникает не только из-за пресловутого злого умысла, но и вследствие банальной невнимательности, неграмотности и попросту безответственного отношения конкретного сотрудника к рабочим обязанностям.
Инвентаризация и недостача
По нормативам российского законодательства, абсолютно каждая официально зарегистрированная организация должна регулярно проводить ревизионные операции, основной целью которых становится учет активов и обязательств. Главный правовой регламент в области — это ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. В рамках представленного документа приводятся исчерпывающие инструкции по процедурам составления годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.
В классическом виде ревизия проводится так: отдельный специалист или группа ответственных лиц выявляет факт текущего наличия вещей на предприятии, впоследствии сопоставляя полученные данные с организационными регистрами. Человек, занимающийся подобной работой, может обнаружить, что де-юре какой-либо предмет на подведомственной территории есть, а вот реальное его наличие подтвердить не удается. Именно при появлении несостыковки появляется разговор о задействовании такого термина как недочет.
Проводки в бухгалтерском учете при недостаче
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 70 | 73-2 | Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно |
Причина 7 — не оптимизировано складское хранение и внутренняя логистика магазина
А еще бывает, что недостача образуется из-за неправильной работы склада. Можно недосчитаться товара только потому, что его не нашли. Что и где лежит, в каком количестве перемещается на витрины и где хранится, никто толком не знает. Такой подход далеко не редкость, особенно в небольших розничных магазинах.
Как бороться — вот несколько элементарных правил, которые нужно соблюдать в этом ключе:
- соблюдение норм складирования. Товары должны лежать на полках и стеллажах, быть подписаны и промаркированы;
- все миграции в обязательном порядке фиксируются в журналах или учетных программах;
- за хранение назначаются ответственные лица: кладовщики, администраторы и другие сотрудники;
- склад должен удовлетворять санитарным и пожарным нормам: быть достаточных размеров, иметь хорошее освещение.
В каких случаях кассир освобождается от материальной ответственности
В ст. 239 ТК РФ указано, что работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие:
- непреодолимой силы (чрезвычайного и непредотвратимого при данных условиях обстоятельства, например стихийного бедствия или пожара);
- нормального хозяйственного риска. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. При этом сам работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, а также принял меры для предотвращения ущерба ;
- крайней необходимости или необходимой обороны;
- необеспечения работодателем надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Недостача – условия обнаружения, действия работника и работодателя
Понятие «недостача» сформулировано в Налоговом кодексе РФ и «Правилах бухгалтерского учета». В Трудовом кодексе ему соответствует понятие «ущерб».
Согласно статье 238 ТК РФ, работодатель имеет право требовать с работника возмещения прямого действительного ущерба — того, который причинен по его вине, чему есть доказательства. Косвенный ущерб (например, недополученную выгоду) требовать нельзя.
Законом предусмотрен ряд случаев, когда материально ответственное лицо освобождается от необходимости компенсировать ущерб:
- имущество пострадало из-за стихийного бедствия;
- имел место нормальный хозяйственный риск (это юридический, обозначающий ситуацию, когда работник действовал в соответствии с законом, трудовыми нормами, своей квалификацией);
- ущерб причинен в результате самообороны;
- работодатель не обеспечил условия для сохранности имущества компании.
Список случаев, когда работник должен возместить недостачу и другой ущерб, приведен в статье 243 ТК РФ. По нему ответственность наступает, когда установлено, что работник действовал умышленно, либо под действием алкоголя, психотропных веществ, либо совершил преступление (имеется вступивший в силу приговор суда).
Правила ревизии кассы
Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.
Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.
Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.
Каким документом оформляется недостача в кассе
Обычно недостача обнаруживается при оформлении кассиром Z-отчёта в присутствии ответственных лиц организации (руководитель, главный бухгалтер или другие уполномоченные ими лица). Сумма должна совпасть с количеством денежной наличности. Ошибка может быть обнаружена и в течение дневных операций, когда выручка сопоставляется с данными утреннего X-отчёта. Такую информацию можно снимать во время операционного дня как в целом, так и по секциям организации.
Важно!
При снятии информации с ККТ в течение дня его счетчики выдают данные, но не обнуляются.
После обнаружения недостачи касса подлежит инвентаризации. В современных законодательных рамках не прописана необходимость таких действий, вероятно, предпринимателям всё же даётся какая-то свобода распоряжения своими средствами. Но, исходя из простой человеческой логики, проверить правильность операций всё-таки стоит. В случае несоответствия в кассе оформляется акт по форме ИНВ-15, который составляется инвентаризационной комиссией.
Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе
Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:
- Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления,
- Проводится пересчет наличности в присутствии отвественного лица,
- По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств,
- С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений,
- Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт,
- На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица,
- Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц,
- Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.
Виды ответственности за недостачу
- Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
- Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
- Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
- Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
- кража – тайное присвоение чужого;
- мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
- растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
- присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.
Кассир — материально-ответственное лицо. При выявлении недостачи денежных средств в кассе именно этот сотрудник возмещает их нехватку. Избежать компенсации можно только при наличии определенных обстоятельств.
Недостачи выявляются в ходе инвентаризации и плановых проверок. Данные процедуры проводятся специальными комиссиями, членами которой по их окончанию составляется акт.
В нем отражается информация о результате пересчета и оценки имущества. При обнаружении недостачи этот документ выступает в роли основания для требования объяснений с ответственных лиц.
По результатам инвентаризации в операционной кассе выявлена недостача. Ущерб возможно взыскать с кассира. Причем подобный случай может быть основанием для увольнения работника. Однако, совершая данные действия, следует помнить о нормах законодательства. В противном случае трудовых споров не избежать. Материальная ответственность кассира В соответствии со статьей 242 Трудового кодекса РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством. Среди таких случаев можно, в частности, указать недостачу ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора.
Согласно статье 244 Трудового кодекса РФ, письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В частности, к таким должностям относятся должности кассиров, контролеров, кассиров-контролеров (в том числе старших), а также других работников, выполняющих обязанности кассиров (контролеров).
Таким образом, кассир на основании указанного выше договора будет нести полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный фирме как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. 📌 Реклама Отключить Взыскание недостачи До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками следует провести проверку для установления размера нанесенного ущерба и причин его возникновения. Для этого, как правило, создают комиссию с участием соответствующих специалистов.
Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 Трудового кодекса РФ).
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднемесячного заработка, производится по распоряжению руководства. Причем распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, то взыскание возможно только в судебном порядке.
При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.
Человек, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.
При увольнении работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но в дальнейшем отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность может быть взыскана только в судебном порядке (ст. 248 Трудового кодекса РФ).
Следует учитывать, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 Трудового кодекса РФ). 📌 Реклама Отключить ЕСЛИ КАССИР ОТКАЗЫВАЕТСЯ ЗАКЛЮЧАТЬ ДОГОВОР
Данный факт можно рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей работником со всеми вытекающими отсюда последствиями. Об этом сказано в пункте 36 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2. Данная норма действует только в том случае, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника. Административная и уголовная ответственность кассира Помимо материальной ответственности, кассир может быть привлечен к административной и даже к уголовной ответственности. При этом возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ст. 248 Трудового кодекса РФ).
Административная ответственность грозит в случае нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившегося:
— в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
— в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
— в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;
— в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Совершение данного правонарушения влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
В случае присвоения или растраты кассиром вверенных ему материальных ценностей (то есть хищения указанных ценностей) он подлежит уголовной ответственности (ст. 160 Уголовного кодекса РФ). 📌 Реклама Отключить Возможно ли увольнение? Чтобы ответить на поставленный вопрос, следует проанализировать нормы Трудового кодекса РФ. Там определено, что работник может быть уволен по инициативе работодателя, если имеет место:
— совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;
— совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Причем увольнение работника по данному основанию в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, совершены работником вне места работы или по месту работы, но не в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не допускается позднее одного года со дня обнаружения проступка работодателем. 📌 Реклама Отключить
Статья напечатана в журнале «Учет в торговле» №4, апрель 2010 г.
Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе
При подписании трудового договора с кассиром (старшим кассиром, контролером) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Работники, с которыми может быть заключен этот договор, а также должности, зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ N 85.
Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.
Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. В нем надлежит указать:
- материально ответственное лицо;
- состав комиссии;
- сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
- результаты инвентаризации;
- объяснение причин недостачи;
- решение руководителя организации.
У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.
Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?
Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?
В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.
Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?
В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.
Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:
- смена материально-ответственного лица;
- стихийное бедствие, ЧС;
- смена собственника предприятия;
- вероятность хищения имущества фирмы.
Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.
Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.
В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.
Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?
В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.
Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?
В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.
Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:
- смена материально-ответственного лица;
- стихийное бедствие, ЧС;
- смена собственника предприятия;
- вероятность хищения имущества фирмы.
Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.